Jak rozliczać sprzedaż z automatów vendingowych?

Automaty vendingowe są doskonałym sposobem na zwiększenie przychodów firmy. Można je umieszczać w galeriach handlowych, na dworcach lub innych miejscach często odwiedzanych przez duże grupy ludzi. Przychody z takiej sprzedaży należy jednak rozliczyć w odpowiedni sposób. Jak to zrobić, aby nie narazić się na problemy podatkowe?

Akty prawne regulujące sprzedaż

W Polsce nie ma jednolitego aktu prawnego z listą obowiązków dotyczących sprzedaży za pomocą automatów. Dlatego należy prześledzić przepisy umieszczone w różnych ustawach, które regulują wprowadzanie do obrotu różnego typu towarów. Sprzedaż za pomocą maszyn vendingowych jest możliwa zarówno dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółek, na przykład jawnej, komandytowej lub z ograniczoną odpowiedzialnością. Od formy przedsiębiorstwa zależą obowiązki fiskalne i podatkowe.

Obowiązek prowadzenia księgowości

Firma jest zobowiązana do prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub pełnej księgowości w przypadku spółki. Są to narzędzia pozwalające na ewidencję osiąganych przychodów oraz kosztów, jakie są ponoszone w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. W ramach księgowości należy uwzględniać sprzedaż towarów i usług, jak również koszty takie jak najem lokalu firmowego, dzierżawa urządzeń, rachunki za media i inne opłaty, bez których działanie przedsiębiorstwa jest niemożliwe.

Podatek dochodowy oraz VAT

Z tytułu prowadzenia sprzedaży za pomocą automatów vendingowych firma ma obowiązek co miesiąc odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego. Ich wysokość zależy od wybranej metody opodatkowania, co może być realizowane według ryczałtu, skali podatkowej lub przy zastosowaniu podatku liniowego. Poza tym należy prowadzić ewidencję do celów VAT, czyli obrotu podlegającego podatkowi od towarów i usług. W sytuacji przekroczenia obrotów 200 tysięcy złotych firma ma obowiązek rozliczać podatek VAT, podobnie jak podatek dochodowy. Przedsiębiorca musi wówczas rozpocząć składanie deklaracji VAT, co można robić w terminach miesięcznych lub kwartalnych.

Regularne wykonywanie raportów

Samo rozliczenie kwot sprzedaży za pomocą automatów odbywa się poprzez wyjęcie kasetki z monetami i wykonanie raportu. Należy to robić raz w miesiącu i na tej podstawie rozliczać się z Urzędem Skarbowym. Ważna informacja to fakt, że sprzedaż za pomocą maszyn vendingowych jest zwolniona z konieczności wystawiania paragonu fiskalnego. Wynika to bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas fiskalnych. W ten sposób można sprzedawać różne produkty i wiele z nich nie wymaga spełniania innych obowiązków.

Sprzedaż żywności i Sanepid

Sprzedaż niektórych rodzajów produktów za pomocą maszyn vendingowych jest jednak regulowana w specjalny sposób. Należą do nich produkty spożywcze, a więc różnego typu przekąski i napoje. Taka sprzedaż musi być zgłoszona do Głównego Inspektoratu Sanitarnego, czyli popularnie mówiąc – do Sanepidu, który kontroluje warunki magazynowania produktów, potwierdzając tym samym zgodę na prowadzenie działalności. Poza tym należy przygotować dokumentację związaną z systemem HACCP. Jest to szczególnie istotne w przypadku produkcji i pakowania posiłków, które następnie sprzedawane są poprzez automaty.

Dokumentacja do systemu HACCP

W dokumentacji związanej z HACCP muszą znaleźć się instrukcje dotyczące czyszczenia i dezynfekcji maszyn. Ma to na celu zapewnienie bezpieczeństwa żywności, bez względu na porę dnia, w której produkty dostarczane są do sprzedaży. Automaty vendingowe muszą być poddawane regularnemu serwisowi, w tym myciu i odgrzybianiu. Poza tym dokumenty muszą uwzględniać kontrolowanie dat przydatności do spożycia towarów oraz ich metody weryfikacji w czasie uzupełniania dostaw. Należy wyeliminować sytuacje, w których produkty spożywcze mogłyby być sprzedawane po terminie przydatności do spożycia – określonym przez producenta.

Sprzedaż produktów przy wykorzystaniu automatów vendingowych podlega tym samym regulacjom, co innego typu działalności prowadzone w Polsce. Trzeba jednak wziąć pod uwagę specyfikę prowadzenia firmy i dostosować warunki sprzedaży do rodzaju oferowanych towarów. Dzięki temu sprzedaż będzie mogła być prowadzona w sposób ciągły, przy zachowaniu wszelkich obowiązków podatkowych i sanitarnych.